档案管理实施办法
 库房管理制度 
 岗位职责 
 火灾应急预案 
 鉴定销毁 
 统计制度 
 接收移交 
 安全保密制度 
 查阅利用 
 档案管理实施办法 
武汉音乐学院档案管理实施办法

第一章总则

第一条为了有效地保护和利用档案,提高档案管理水平,促进学院管理的科学化、规范化,更好地为学院各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、教育部《普通高等学院档案管理办法》等法律法规,结合本院实际,制定本办法。

第二条本办法所称档案是指学院在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的原始记录。

第三条学院档案工作是学院工作的重要组成部分,是办好学院的重要基础工作之一,也是评估和衡量学院整体水平的一个重要标志。学院各单位将档案工作纳入发展规划和工作计划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围,在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条学院实行文件材料形成部门立卷归档制度。

第二章管理体制与机构职责

第五条学院档案工作接受各级教育行政管理部门的领导,同时接受各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第六条学院由党委书记分管档案工作,各部门确定了一名负责人分管本部门档案工作,并设置了一名兼职档案管理员具体负责档案工作。

第七条学院设档案工作委员会,由主管书记和学校主要职能部门负责人、档案室负责人组成,负责组织协调,研究解决学校档案工作中的重大问题。

第八条学院综合档案室既是学院档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本院档案的科学文化事业机构。

第九条综合档案室的主要职责是:

(一)认真贯彻执行国家关于档案工作的政策、法令和规定。

(二)结合本院实际情况,制定全院档案工作规划和档案工作的规章制度,并组织实施;

(三)负责全院档案业务工作的监督、指导、检查及档案工作人员的业务培训,承担档案宣传工作和档案利用者的教育活动;

(四)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全院的各类档案及有关资料;

(五)组织实施档案信息化工作;

(六)开展档案学术研究和交流活动;

(七)负责档案资料的开发和利用工作,编辑档案参考资料,开发档案信息资源;

(八)完成上级部门和学院领导交办的其他工作。

第十条个别专业性较强的部门和二级单位设档案分室,分室在业务上接受档案室的监督、指导和检查,行政上由本单位主管。

第十一条学院专(兼)职档案工作人员应认真学习邓小平理论、江泽民“三个代表”重要思想,坚持四项基本原则,认真执行党和国家方针政策及学院档案工作规章制度,热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法,具备档案专业知识和相应学历。

第三章经费、库房和设备

第十二条档案室所需经费应列入学院年度经费预算,单独立项,专款专用。各单位应对用于保存归档文件所需的装具、设备在经费中给予支持,并为本单位档案管理人员提供必要的工作条件。

第十三条学院为档案室提供专用的、适应档案现代化管理要求、具有发展空间,适应现代化的档案库房。库房应具有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防光(以下简称“八防”)等设施。

第十四条设立档案分室的单位或部门应提供档案用房,未设分室的单位或部门应配专柜保管档案。

第十五条学院根据工作需要有计划地为档案室配置适应信息化管理的设备。

第十六条学院档案室建立计算机档案管理网络系统,实现档案管理现代化同学院各项管理现代化同步发展。

第四章文件材料的归档、移交和接收

第十七条各单位应把文件材料的形成、积累、立卷、归档工作列入教学、科研、管理人员的职责范围,做到教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十八条各单位应归档的文件材料由文件材料形成者配合本单位专(兼)职档案员按文件材料的自然形成规律,加以系统整理组卷,编排页号或件号,填写目录,检查、装订、签字后按时向档案室移交。档案室负责各部门立卷的业务指导及档案质量的检查验收工作。

第十九条归档范围

(一)党群、行政档案以本校在党群、行政管理活动中形成的不同载体的文件材料为主,特别是全局性、综合性领导决策、管理、指导类的文件材料。其次是上级和其他单位的来文、来电。上级来文中,应以针对学院的指令性、指导性文件为主。

(二)教学档案是本校在教学管理和教学实践各个环节中形成的不同载体的文件材料。

(三)科研档案是本院承担的科研项目(课题)在科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

(四)产品生产与科技开发档案是本校各经济实体的申办报告、审批材料、业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材料。

(五)基建档案是本校项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。

(六)设备档案是本校精密仪器、贵重设备(价值10万元以上)在其购置、验收、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的不同载体的文件材料,包括全套随机图样。

(七)出版档案是本院在编辑出版图书、刊物、报纸、音像出版物等活动中形成的不同载体的文件材料,尤其是出版物本身。

(八)外事档案是本院在重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

(九)财会档案是本院在财务管理和会计活动中形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

(十)声像载体档案是本院重大活动中直接形成的声像载体材料,尤其是声像载体的原始资料。

(十一)凡属应归档的文件材料若采用计算机管理而无纸质载体形成的(或称电子档案),必须打印成纸质材料,连同光盘或磁盘一起立卷归档。

第二十条学院对科研成果、产品规划与试制、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时,必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查,签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予鉴定验收,不予上报成果。

第二十一条归档时间

(一)学院党政部门和能按自然年度归档的部门,应在次年4月底前归档;

(二)各教学部门和能按学年度归档的部门,应在次学年度寒假前归档;

(三)科研部门应在项目完成通过鉴定、验收后两个月内归档;

(四)基建部门应在项目验收、完成备案制后两个月归档。

(五)设备部门应在设备验收完毕投入使用后两个月内归档,引进设备为索赔期满后两个月内归档。

第二十二条归档要求

同一类的归档文件材料应格式一致,书写、装订工整,字迹、图像清晰,符合规范的要求。禁用圆珠笔、铅笔书写,禁用复写。归档的文件材料原则上要求是原件。

第二十三条接收档案必须办理交接手续,填写档案移交清单,拟写案卷标题、案卷数量、移交时间等,交接双方签名盖章后,方可交接。

第二十四条个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料,必须按照规定向学院档案部门移交,集中管理,任何个人不得据为已有。

第五章档案管理

第二十五条学院档案室制定统一的《档案实体分类实施细则》及档案管理办法,编制各类检索工具,做到分类合理,整理科学,保管安全,管理手段先进。

第二十六条学院档案室对全校各类档案进行分类,划分保管期限,排列上架等系统化管理。

第二十七条学院档案室应对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案,应征得有关部门同意,登记造册,报经校领导批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十八条档案库房应逐步增添“八防”的管理设施。库房标准温度为14°C—24°C,标准相对湿度为45%—60%。库房安全实行专人负责,以确保档案安全。

第二十九条学院档案室和各档案分室应研究和改进档案保护技术,对已破损和字迹褪色的档案,应及时修复和复制。学院应对档案保护提供必要条件。

第三十条学院档案室和各档案分室负责档案统计工作。对每年档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计。

第三十一条学院档案室应按照有关规定,定期向所在的档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第六章档案的利用和开放

第三十二条学院档案室应按照规定向全院和社会开放档案。学院档案室开放档案,应遵循下列规定:

(一)凡持有合法证明的单位或个人,在说明利用档案的目的和范围后,均可查阅利用属开放范围的档案,并可以摘录和复制;

(二)利用者要求复制及译为外语的档案,由档案室负责办理,并按规定合理收费;

(三)港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案,须经有关主管部门批准;

(四)外国机关或个人要求利用档案,应按国家有关规定办理;

(五)未经学院授权或上级主管机关批准,任何组织或个人无权公布档案。

第三十三条学院档案室应设立专门的阅览室,并提供开放范围的档案目录、全宗指南、档案室指南等。

第三十四条馆藏档案属下列情况之一者不宜开放:

(一)涉及党和国家秘密的;

(二)涉及专利或技术秘密的;

(三)档案形成部门规定限制利用的;

(四)涉及个人稳私的。

第三十五条对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案,须经党委办公室、校长办公室、档案室负责人同意;涉及未公开的技术问题须经科研主管部门负责人同意,必要时要报请校领导审查批准。

第三十六条学院档案室应积极开展档案的编研工作,并结合工作实际与有关档案形成部门合作或征得他们的同意,同时报请校领导批准后,出版和公布档案。

第三十七条对于重要的、珍贵的档案和资料,一般不得提供原件使用。如特殊需要,须经档案部门领导批准。

第三十八条档案部门应采取多种形式积极开展档案宣传工作。

第七章考核、奖励与处罚

第三十九条学院档案室建立检查、考核和评估制度,明确档案工作人员的岗位职责。对在档案工作中作出突出贡献的专、兼职档案工作人员,给予表彰和奖励。

第四十条对违反本办法规定的行为,特别是因玩忽职守造成档案损失的有关人员,根据情节轻重,依照有关规定,严肃处理,直至追究法律责任。

第八章附则

第四十一条本实施办法由学院档案室负责解释。

第四十二条本办法自发布之日起施行