档案著录移交操作说明
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武汉音乐学院档案著录移交操作说明
2016-02-25 档案馆  档案馆 审核人:

武汉音乐学院档案著录移交操作说明

各兼职档案员主要使用:档案著录移交、档案查询

. 档案移交

1.登录档案系统

1)登录地址:http://172.16.0.102:8080/esoaisapp

2)输入用户名:部门名称的拼音首字母,如学工处(xgc

3)输入码:000000(初始密码)

4)登录界面如下:

5)输入正确的用户名和密码进入档案系统。

2. 档案著录

两种档案著录方式:

1)手工逐条添加(录入数据少的情况下)

2)数据导入(批量从excel中录入数据,数据多的情况下,大大提高录入效率,操作简便有效)

方式1:手工逐条添加

1)点击接收中心------>档案收集整理,显示以下界面

2)点击添加按钮,增加要移交的数据,填写完毕,点击保存按钮,该条目被保存,弹出表单示意图如下:

3)依次录入全宗号,年度,类目号,案卷号,页号、正题名、文件编号、第一责任者、密级、保管期限、归档年度、起止日期、归档日期、总数量、分数量等信息。

4)填写完毕后点击左上角保存按钮。

方式2:数据导入

1)点击接收中心------>档案收集整理,显示以下界面

2)点击批量操作--->数据导入,弹出选择本机excel浏览界面,在本机选择相应的要移交的excel,弹出表单示意图如下:

3)点击下一步---->自动对应(表示excel中的列和档案中的列自动对应,也就是把相应的列录入到档案系统中)---->导入(批量数据将会自动导入)

4)出现以下对话框,点击是

5)被批量导入的数据预览

3. 档案移交

1)选择需要移交的条目,点击其他操作---->档案移交

2)填写移交申请单,依次填写移交机构、总卷数、档案类型、总件数、总页数、电子文件总个数,选择接收人,点击左上角“接收”按钮,等待管理员接收。

4.档案管理员接收移交数据并归档

点击管理中心--->档案业务管理--->接收管理,选择通过审批的数据点击接收,选择档案需要接收的门类点确定完成档案的接收

5.档案管理员查看经过上面操作后,归档的数据

点击管理中心--->档案业务管理--->档案著录相应的节点看到接收的档案数据。

. 档案查询

进入查询页面的两种方式

1)在管理系统登录界面下方,点击进入数字档案检索系统

显示登录界面预览如下:

进入查询界面预览如下:

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