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武汉音乐学院档案接收移交规定(修订稿)

第一条 为做好学校各类材料的立卷归档工作,确保案卷质量,根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和《武汉音乐学院档案管理实施办法》等法律法规及制度,制定本规定。

第二条 凡是本单位在工作中形成的具有保存价值的各种文字材料、图表、账簿、声像材料、实物等均属归档范围,严格按照规定归档。

第三条 各类档案移交时间:

(一)党政部门和能按自然年度归档的部门,应在次年六月底前归档;

(二)各教学部门和能按学年度归档的部门,应在次学年度寒假前归档;

(三)科研部门应在项目鉴定、验收完成后两个月内归档;

(四)基建部门应在基建项目验收、完成备案后三个月归档;

(五)设备部门应在设备验收完毕投入使用后两个月内归档,引进设备为索赔期满后两个月内归档。

第四条 档案馆工作人员应对立卷部门档案管理员进行档案管理系统操作和立卷业务指导,并在档案移交时,对归档材料进行案卷质量检查。对于不合格的归档材料提出改正要求,由立卷人改正后再办理移交手续。

第五条 归档的文件材料必须齐全完整,卷内目录和归档内容统一,保管期限划分准确,案卷题名简明确切,页码编写清晰,备考表填写完整,档案入库案卷规范统一。

第六条 移交档案时,立卷人需提交“档案移交清单”一式两份,经档案人员验收后,双方签字盖章,各执一份。

第七条 部门档案管理员因工作调动或离岗时,应做好档案交接手续。

第八条 寄存、征购或收购、捐赠档案的交接手续同第六条。

第九条 本规定自公布之日起实施。