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武汉音乐学院档案管理实施办法(修订稿)

发布时间:2021-09-27作者:来源: 点击量:

第一章

第一条 为有效保护和利用档案,提高档案管理水平,促进学校档案工作的科学化、规范化管理,更好地为学校各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《湖北省档案管理条例》等法律法规,结合本校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称档案是指学校在教学、科研、艺术实践、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的原始记录。

第三条 学校档案工作是学校工作的重要组成部分,是学校的重要基础工作之一,也是评估和衡量学校办学水平的一个重要标志,应纳入学校发展规划和工作计划,确保档案工作与高校教育发展相适应。

第四条 学校档案实行集中保管、分类管理。学校档案工作坚持“全面系统,体现特色;应收尽收,科学分类;规范管理,安全可靠;合理利用,服务一流”原则。

第二章管理体制与机构职责

第五条 学校档案工作接受上级档案行政管理部门的监督、指导与检查。

第六条 学校明确一名校领导分管档案工作,各部门确定一名负责人分管本部门档案工作,设一名档案管理员负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档等工作。

第七条学校成立以分管档案工作的校领导为主任的档案工作委员会,负责组织协调、研究解决学校档案工作中的重大问题及档案灾害应急情况处理。

第八条 档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用学校档案的科学文化事业机构。

第九条 档案馆的主要职责是:

(一)负责认真贯彻执行国家和上级部门关于档案工作的法律、政策和规定;

(二)负责制定全校档案工作规划和档案工作的规章制度,并组织实施;

(三)负责全校档案业务工作的监督、指导、检查及档案工作人员的业务培训,承担档案宣传工作和档案利用者的教育活动;

(四)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料;

(五)负责组织实施档案信息化工作;

(六)负责开展档案学术研究和交流活动;

(七)负责档案资料的开发和利用工作,编辑档案参考资料,开发档案信息资源;

(八)负责完成上级部门和学校党委、行政交办的其他工作。

第十条 个别专业性较强的部门设档案分室,档案分室在业务上接受档案馆的监督、指导和检查,行政上由本部门主管。

第十一条 学校档案工作人员应认真执行国家关于档案的法律法规及学校档案工作规章制度,热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法,具备一定档案专业知识、科学文化知识和现代化管理技能。

 

第三章经费、库房和设备

第十二条 档案馆所需经费应列入学校年度经费预算,单独立项,专款专用。各部门应为本部门档案管理人员提供必要的工作条件,保证档案工作的顺利进行。

第十三条 学校为档案馆提供专用的、适应档案现代化管理要求的、具有发展空间的档案库房。库房应具有防火、防潮、防尘、防虫、防盗、防鼠、防光、防水、防高温、防污染(以下简称“十防”)等设施。

第十四条 各部门应配专柜保管档案,设立档案分室的部门应配备档案库房。

第十五条 学校根据工作需要有计划地为档案馆配置适应信息化管理的设备。

第十六条 档案馆建立计算机档案管理网络系统,实现档案管理现代化同学校各项管理现代化同步发展。

 

第四章文件材料的归档、移交和接收

第十七条 学校实行文件材料形成部门立卷归档制度。

第十八条 各部门应把文件材料的收集、整理、立卷和归档工作列入教学、科研、管理人员的职责范围,做到教学、科研、艺术实践、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十九条 各部门应归档的文件材料由文件材料形成者配合本部门档案管理员按照文件材料的自然形成规律,进行系统整理、组卷(件),编写页码、卷(件)号,著录目录。实行在线归档的电子文件,同时打印纸质文件,同步归档。所有文件材料经检查、装订、确认无误签字后向档案馆移交。档案馆负责各部门立卷的业务监督、指导、质量验收及相关工作。

第二十条 归档范围

(一)党群档案以学校在党政管理活动中形成的不同载体的文件材料为主,特别是全局性、综合性领导决策、管理、指导类的文件材料。上级针对学校的指令性、指导性需贯彻执行的文件。其他单位的往来函件。

(二)行政档案以学校在行政管理活动中形成的不同载体的文件材料为主,特别是全局性、综合性领导决策、管理、指导类的文件材料。上级针对学校的指令性、指导性需贯彻执行的文件。其他单位的往来函件。

(三)教学档案是学校在教学管理、教学实践、艺术实践等环节中形成的不同载体的文件材料。

(四)科研档案是学校科研管理和科研项目(课题)研究过程中形成的不同载体的文件材料。

(五)基建档案是学校在项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。

(六)设备档案是学校精密仪器、贵重设备(价值10万元以上)及一般设备(价值10万元以下)在其购置、验收、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的不同载体的文件材料,包括全套随机图样。

(七)出版档案是学校在编辑出版图书、刊物、报纸、音像出版物等活动中形成的不同载体的材料。

(八)外事档案是学校在涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的材料。

(九)财会档案是学校在财务管理和财务活动中形成的不同类型的具有保存价值的文件材料。

(十)声像档案是学校在重大艺术实践、重要会议等活动中直接形成的以照片、音频、视频等方式记录的特殊载体材料。

(十一)实物档案是学校各项活动中形成的以物质实体为载体的材料。

(十二)人物档案是学校师生校友的传记、作品、手稿、乐谱、书信、照片、证书等不同载体的材料。

第二十一条学校对科研成果、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时,必须有档案工作人员参加。有关业务主管部门应会同档案馆对应归档的文件材料加以审查、签署意见,没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予鉴定验收,不予上报成果。

第二十二条 归档时间

(一)党政部门和能按自然年度归档的部门,应在次年六月底前归档;

(二)各教学部门和能按学年度归档的部门,应在次学年度寒假前归档;

(三)科研部门应在项目鉴定、验收完成后两个月内归档;

(四)基建部门应在项目验收、完成备案后三个月归档;

(五)设备部门应在设备验收完毕投入使用后两个月内归档,引进设备为索赔期满后两个月内归档。

第二十三条 归档要求

同一类的归档文件材料应格式一致,书写、装订工整,字迹、图像清晰,符合规范的要求。禁用圆珠笔、铅笔等不利于长期保存的书写材料及载体。归档的文件材料原则上要求是原件。

第二十四条 接收档案必须办理交接手续,填写档案移交清单,拟写卷(件)标题、卷(件)数量、移交时间等,双方确认无误签名盖章后,方可交接。

第二十五条 个人在其从事教学、科研、艺术实践、党政管理等职务活动中形成的不同载体的文件材料,必须按照规定向学校档案馆移交,集中管理,任何个人不得据为已有。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。学校鼓励个人向档案馆捐赠档案。

 

第五章档案管理

第二十六条 档案馆制定《武汉音乐学院档案实体分类实施细则》等各项规章制度,编制各类检索工具,确保分类合理,整理科学,保管安全,管理手段先进。

第二十七条 档案馆确定全校各类档案的归档范围,划分保管期限,实行科学、系统管理。

第二十八条 档案鉴定工作领导小组应对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案,征得有关部门同意,登记造册,报经校领导批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十九条 档案库房应逐步增添“十防”的管理设施。库房标准温度为14°C—24°C,标准相对湿度为45%—60%。库房安全实行专人负责,以确保档案安全。

第三十条 档案馆和各档案分室应研究和改进档案保护技术,对已破损和字迹褪色的档案,应及时修复和复制。学校应对档案保护提供必要条件。

第三十一条 档案馆和各档案分室负责档案统计工作。对每年档案接收、入库、利用、信息化、馆藏总量等情况进行分类统计。

第三十二条 档案馆应按照有关规定,定期向所在的档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第六章档案的利用和开放

第三十三条 档案馆应按照规定向全校和社会开放档案。持有合法证明的部门或个人,在说明利用档案的目的和范围后,可查阅利用开放范围内的档案,并可适当摘录和复制。港澳台同胞、海外华侨,外国人要求利用档案,须经学校港澳台侨事务办公室,外事部门领导及分管校领导同意。对于重要的、珍贵的档案和资料,一般不提供原件使用。

第三十四条 档案馆应设立专门的阅览室,并提供开放范围的档案目录、全宗指南、档案馆指南等。

第三十五条 馆藏档案属下列情况之一的不对外开放:

(一)涉及党和国家、学校秘密的;

(二)涉及专利或技术秘密的;

(三)涉及个人稳私的;

(四)档案形成部门规定限制利用的。

第三十六条 原则上未开放档案不对外利用,查阅未开放的档案或跨部门查阅档案,须经档案馆负责人、档案形成部门负责人及分管校领导批准。

第三十七条 档案馆应积极利用馆藏开展专题展览、公益讲座等多种形式档案宣传活动。

第七章考核、奖励与处罚

第三十八条 档案馆应建立健全检查、考核和评估制度,明确岗位职责,对于在档案工作中,作出下列贡献的单位或个人,应由学校给予表彰和奖励。

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案的保护和现代化管理工作中作出显著成绩的;

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中作出重要贡献的;

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的;

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第三十九条 有下列行为之一的,学校当对直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的。

第八章

第四十条 本办法由学校档案馆负责解释。

第四十一条 本办法自发布之日起施行

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